Digitale Betriebsprüfung/GoBD

16:50 14 Dezember in Governance, Risk & Compliance, IT-Audit

Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003 vom 14.11.2014 Anforderungen an das Rechnungswesen an sich und an den Datenzugriff der Finanzbehörden formuliert.

Das ergangene Schreiben des Bundesfinanzministeriums „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ definiert die Bereitstellungspflicht von steuerrelevanten Daten von Unternehmen vor dem Hintergrund einer Außenprüfung der Finanzbehörden.

Die Bereitstellung der Daten hat im Nur-Lese-Zugriff (Zugriffsart 1, Z1), zum mittelbaren Datenzugriff (Z2) und/oder zur Datenträgerüberlassung (Z3) zu erfolgen.

Sämtliche steuerrelevanten Daten müssen zudem für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren jederzeit im Unternehmen verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein.

Sanktionen in Form von Zwangsmitteln, Bußgeldern oder Schätzungen sind die unmittelbare Folge einer Nichterfüllung der benannten Kriterien.

Der Steuerpflichtige muss die steuerrelevanten Daten identifizieren. Steuerrelevant sind insbesondere die Daten aus der Finanzbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und dem Warenwirtschaftssystem. Darüber hinaus können aber auch E-mails oder andere Informationen und Daten aus weiteren IT/EDV-Bereichen eine Steuerrelevanz entwickeln.

Gemäß § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG müssen weiterhin auch elektronische Abrechnungen und sonstige digital erzeugte und übermittelte Daten, welche nicht in klassischer Papierform vorliegen, maschinell ausgewertet können.

Auch ist eine Dokumentation hinsichtlich der eingesetzten IT-Systeme und Verfahren zu führen und bereitzustellen, welche der GoBD entspricht.   

Prüfung GoBD

WPNO ermittelt Ihre steuerrelevanten Daten für Sie. Wir prüfen die in Ihrem Hause vorhandenen IT-Schnittstellen und Datenflüsse, sichten Ihre Geschäftsprozesse und Dokumentationen und klären im Rahmen von Interviews und Workshops gegebenenfalls offen gebliebene Fragen. Nach Aufbereitung und Bewertung des gegebenen Ist-Standes in Bezug zu den rechtlichen Anforderungen aus den GoBD prüfen und erarbeiten wir eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten und Anpassungserfordernisse.

Sie erhalten einen umfassenden Bericht zu unserer GoBD Prüfung, welcher neben der zusammenfassenden Analyse der bestehenden Gegebenheiten konkrete Handlungsempfehlungen für die Einhaltung der rechtlichen Erfordernisse darreicht.

Datenkonformität GoBD

WPNO ist Ihr kompetenter Partner für Ihre GoBD-Readyness und unterstützt Sie bei der Umsetzung von erforderlichen Maßnahmen.

Wir analysieren die Daten aus Ihrem Unternehmen, welche im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig angefordert werden und überprüfen Ihre Verfahrensdokumentationen auf entsprechende Vollständigkeit hin.

Hierfür bedienen wir uns der Analysetools IDEA und DATEV ACL comfort, welche ebenfalls von der hiesigen Finanzverwaltung eingesetzt werden. So gewährleisten wir, dass Ihre zur Verfügung zu stellenden Daten exakt den vorgegebenen Beschreibungsstandards der Finanzbehörden entsprechen.

Auch nach dieser Prüfung erstellen wir einen umfassenden schriftlichen Bericht, welcher Ihnen einen detaillierten Überblick über die Konformität Ihrer Daten mit der Finanzverwaltung verschafft. Weisen die relevanten Schnittstellen die entsprechende Konformität auf, zertifizieren wir dies entsprechend.

Vorfeldanalyse

Bereits im Vorfeld einer Betriebsprüfung ist es ratsam, Ihre als steuerlich relevant identifizierten Daten abzufragen, auszuwerten und zu analysieren.

Die Analysesoftware IDEA und das Zusatzmodul AIS TaxAudit, aber auch DATEV ACL comfort enthalten zahlreiche automatisierte Prüfungsschritte für eine Simulation einer digitalen Betriebsprüfung.

Die Software extrahiert im Rahmen der Simulation Daten und analysiert mittels Vergleichen und Verbinden der Dateien, Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen sowie Stichprobenverfahren und Statistikverfahren (z.B. Benfords Law oder Chi-Quadrat Test). Hierdurch werden Risikopotentiale und Schwachstellen identifiziert.

Mittels dem Datenanalysetool InfoZoom werden kritische Ergebnisse im Anschluss noch einmal einer Überprüfung zugeführt und verifiziert.

Der zum Abschluss erstellte schriftliche Bericht fasst die Ergebnisse der Simulation und Analyse zusammen und vermittelt ergänzende Handlungsempfehlungen.

WPNO unterstützt Sie darüber hinaus bei der Einhaltung der tatsächlichen und rechtlichen Anforderungen vor dem Hintergrund von System- und Datenmigrationen. Insbesondere in Bezug auf Ihre Aufbewahrungspflichten müssen Abschaltungen oder Außerbetriebnahmen von Legacy Systems (Altsysteme) sorgsam organisiert werden.