Electronic Billing

16:43 14 Dezember in Governance, Risk & Compliance, IT-Audit

Electronic Billing, bzw. Electronic Invoicing umschreiben die Möglichkeit, Rechnungen auf elektronischem Wege zu übermitteln. Dieses Instrument erfreut sich in der Wirtschaft zunehmender Beliebtheit, allerdings gilt es, neben den betriebswirtschaftlichen Vorteilen auch die damit einhergehenden Risiken nicht aus den Augen zu verlieren.

Effizienvorteile und Risiken

Unternehmen, die täglich eine Vielzahl von Rechnungen versenden, können durch Electronic Billing erhebliche Einsparungen erreichen und erhebliche Effizienzvorteile generieren. Das Electronic Billing kann dabei in die gesamte IT-Infrastruktur der Unternehmen eingebettet und integriert werden, wodurch weitere Kosteneinsparungen erreicht werden.

Elektronische Rechnungsprozesse müssen jedoch den speziellen und hohen Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechen. Werden diese nicht erfüllt, können sich daraus Risiken für Rechnungsersteller, aber auch Rechnungsempfänger ergeben. Beispielsweise können Rechnungsempfänger ihren Vorsteuerabzug verlieren, wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht nachgewiesen werden kann, dass die Anforderungen der Finanzverwaltung eingehalten wurden.

Die Echtheit und Herkunft der Rechnungen muss gemäß § 14 UStG stets gewährleistet sein, ganz unabhängig davon, auf welchem Weg die Rechnung übermittelt wurde, etwa per Fax, EDI, FTP oder e-mail. In diesem Zusammenhang kann die qualifizierte elektronische Signatur von hohem Nutzen sein. Weiterhin existieren spezielle Vorschriften, welche die Prüfbarkeit und die Aufbewahrung von elektronisch übermittelten Rechnungen regeln.

Outsourcing

Viele Unternehmen bedienen sich externer Dienstleister für den Versand ihrer elektronischen Rechnungen oder die Verifizierung der Rechnungen, um organisatorische oder rechtliche Hürden im Vorfeld zu umgehen. Dennoch müssen die Rechnungsersteller auch bei Auslagerung ihres Rechnungsversandes gewisse Risiken steuer- und haftungsrechtlicher Natur beachten und sich vergegenwärtigen, ob sie mit dem Rückgriff auf externe Dienstleister unter umsatzsteuerlicher Betrachtungsweise optimal agieren.

Wir für Sie

WPNO ist Ihr Partner für die Findung von optimalen Lösungen bei der organisatorischen und rechtlichen Gestaltung von Electronic Billing. Wir unterstützen Sie mit unserem Expertenteam und gewährleisten die Rechtssicherheit für Ihren elektronischen Rechnungsversand. Wir minimieren Ihre Risiken und bringen uns kreativ als Ideengeber für weitere künftige Entwicklungen Ihres Unternehmens ein, welche Sie in die Lage versetzen werden, sich von Ihren Wettbewerbern abzuheben.

Wir beraten Sie unabhängig davon, ob Sie sich für den elektronischen Rechnungsversand eines externen Dienstleisters bedienen, bzw. bedienen möchten oder ob Sie Electronic Billing im eigenen Hause einsetzen. Wir zeigen Ihnen die bestehenden gesetzlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen auf und organisieren gemeinsam mit Ihnen den Weg zu einem effizienten und rechtssicheren elektronischen Rechnungsversand.

Unser Leistungsangebot umfasst unter anderem:

  • Präsentation der gesetzlichen Anforderungen und Hilfe bei der Erfüllung derselben
  • Unterstützung bei der Auswahl eines externen Dienstleisters oder entsprechender IT-Applikationen
  • Unterstützung bei der Prüfung und Ausgestaltung erforderlicher Vereinbarungen
  • Unterstützung bei der Organisation und Erstellung einer umfassenden Dokumentation des Verfahrens
  • Prüfung und Zertifizierung Ihres Electronic Billing