Elektronische Archivierung

17:09 14 Dezember in Governance, Risk & Compliance, IT-Audit

 

Gemäß § 257 Abs. 3 HGB und § 147 Abs. 2 AO können mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen rechnungsrelevante Daten und Dokumente auch auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern archiviert werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Unabhängig von der Art der Archivierung und der zugrundeliegenden Technologie sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) hierbei einzuhalten.

Das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) hat in der Stellungnahme zur Rechnungslegung „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3)“ diese Anforderungen definiert.

Das Bundesministerium der Finanzen hat diese Anforderungen in den “ Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ weiter konkretisiert. Die Beachtung der GoBD gewährleistet darüber hinaus die Sicherhstellung der maschinellen Auswertbarkeit der Daten im Rahmen von Außenprüfungen.

Den Anforderungen an die elektronische Archivierung muss selbstverständlich auch das Dienstleistungsunternehmen entsprechen, wenn Prozesse im Rahmen des elektronischen Archivierungsverfahrens durch Outsourcing ausgelagert werden.

Weiterhin ist durch die buchführungspflichtigen Personen im Unternehmen oder die gesetzlichen Vertreter desselben sicherzustellen, dass auch beim Outsourcing von Prozessen (zum Beispiel externes Scannen von physischen Dokumenten) die Anforderungen an die elektronische Archivierung eingehalten bleiben.

WPNO gewährleistet für Sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung. Wir unterstützen Sie durch projektbegleitende Prüfungen bei der Einführung von elektronischen Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystemen und zertifizieren die Ordnungsgemäßheit des eingesetzten Verfahrens sowie die Einhaltung der GoBD.

Weiterhin prüfen wir Ihre Verfahrens- und Prozessdokumentationen hinsichtlich der Schnittstellen-, Fach-, Inbetriebnahme-, Migrations-, Archivierungs- und Berechtigungskonzepte.

Wir begleiten Sie bei der Inbetriebnahme und anschließenden Freigabe des Programms und beurteilen die Planung der Tests und die entsprechenden Umsetzungen.